Электронный документооборот:
плюсы и минусы
С.Б.УСКОВА – патентный поверенный (Санкт-Петербург, s.uskova@uskov.ru)
Автор рассказывает о сложностях, возникающих в процессе электронного документооборота, в частности, через портал государственных услуг, и призывает патентных поверенных общими усилиями способствовать доведению этого ресурса до работоспособного состояния.
Признаюсь честно, в компьютерных вопросах я консерватор. Предпочитаю бумажные книги и важные документы распечатываю для того, чтобы прочитать их с карандашом в руке, а не с монитора. Тем не менее электронная подача заявок на товарные знаки с помощью автоматизированной системы Роспатента сейчас вызывает только положительные эмоции. Надо отдать должное сотрудникам Роспатента, они сделали все возможное для удобства работы этого сервиса. Есть возможность приходить на обучающие занятия, служба поддержки не только отвечает на вопросы, но и учитывает замечания и пожелания.
Например, первая заявка, которую мы подавали электронно, содержала апостроф в фирменном наименовании заявителя. Автоматизированная система не пропускала такое написание, а платить 4900 руб. за внесение изменений, как это было по ранее действовавшему Положению о пошлинах, конечно, не хотелось. Сейчас этот недочет устранен. Также отпала необходимость указывать СНИЛС, если заявитель является предпринимателем. Эти данные обычно не указываются в стандартных реквизитах, которые направляются для заключения договора с патентным поверенным, поэтому иногда необходимость получить данные СНИЛС приводила к потере времени. В настоящее время автоматизированная система подачи заявок через сайт Роспатента проста как для постоянного пользователя, так и для новичка.
Конечно, некоторые моменты еще можно улучшить. Например, если выбрать вид заявляемого обозначения «словесный», то нет возможности указать цвета, хотя очевидно, что словесное обозначение может быть выполнено буквами разных цветов. Эта задача решается, если указать, что обозначение комбинированное. Но если стремиться к совершенству, то лучше откорректировать эту опцию. Мне кажется, было бы удобнее, чтобы поле с указанием цветов требовало обязательного заполнения. Это привлекало бы внимание, и заявитель либо ставил в нем прочерк, если цветового решения нет, либо указывал цвета. Полагаю, было бы удобнее, если в автоматизированную систему можно было загружать обозначения в формате pdf. Это один из наиболее распространенных форматов, и было бы проще использовать именно его.
Для усовершенствования системы можно откорректировать выборку заявителей. Там нет индивидуальных предпринимателей (ИП), и приходится выбирать ЧП. Также нет акционерного общества (АО), но есть в списке разные экзотические организационно-правовые формы. Понятно, что эти данные не отражаются в заявке, но у того, кто впервые подает заявку, выбор организационно-правовой формы заявителя может вызвать затруднение. Такие же сложности могут возникать при необходимости указать КПП у индивидуального предпринимателя. Очевидно, что его нет, но автоматизированная система требует заполнить это поле, и в нем приходится ставить нули.
В качестве пожелания на будущее хотелось бы, чтобы автоматизированная система Роспатента взаимодействовала с сайтом Федеральной налоговой службы, что позволило бы не вносить данные вручную, а при внесении данных ОГРН или ИНН заполнять данные автоматически, получая их из реестра юридических лиц. Это минимизировало бы вероятные технические ошибки, а также сократило бы затраты времени на заполнение данных.
Продолжительное время используя автоматизированную систему электронной подачи заявок Роспатента, хочу отметить существенное сокращение сроков делопроизводства, возможность подачи заявки на регистрацию товарного знака в любое удобное время, отсутствие цветоискажения и, конечно, уменьшение размера патентных пошлин.
Именно сокращение размера патентных пошлин, предусмотренное новым Положением о пошлинах, привело нас на портал государственных услуг. Точнее, все доступные в электронном виде услуги, связанные с регистрацией объектов интеллектуальной собственности, распоряжением исключительным правом, продлением срока действия охранных документов и внесением в них изменений, возможны только через этот портал. Сразу можно сказать, что никакого сравнения с сервисом электронной подачи заявок на товарные знаки через Роспатент быть не может. Пока я вижу только один плюс портала государственных услуг – экономия денежных средств. Все остальное требует доработки.
Первый сюрприз был связан с тем, что подавать документы может только руководитель организации. Остальные патентные поверенные не имеют такой возможности. То есть либо руководитель должен тратить время на механическую работу по загрузке подготовленных коллегами документов, либо нам предлагают совершать какие-то не совсем легальные действия. Для решения вопроса можно выделить отдельный компьютер, на котором, используя электронную цифровую подпись руководителя, патентные поверенные будут направлять подготовленные документы в систему, или руководитель должен выдавать свой ключ с ЭЦП любому патентному поверенному, чтобы он мог подписать и направить документы. Оба эти варианта представляются некорректными.
11 октября 2017 г. я написала в службу поддержки письмо о том, что при использовании ресурса у нас возникли определенные сложности, которые, как мы полагаем, связаны с некоторыми техническими недоработками. Я объяснила, что у нас работают патентные поверенные, и описала наши полномочия. Ранее все патентные поверенные подписывали и подавали документы через автоматизированную систему Роспатента самостоятельно. Однако портал государственных услуг исключает возможность равнозначного использования сервиса сотрудниками организации и предлагает иерархическую структуру: сотрудник делает черновики документов, руководитель их подписывает. Равнозначное использование ключей с ЭЦП, которые оформлены на каждого патентного поверенного, портал государственных услуг не приемлет, так как создается кабинет юридического лица, откуда и возникает требование только одной подписи. Вероятно, можно оформлять ключи с ЭЦП на патентного поверенного как на физическое лицо, а не на сотрудника организации. Но представляется, что это ущербное решение, так как в большинстве случаев патентные поверенные выступают не от себя лично, а от имени организации, с которой у доверителя заключен соответствующий договор.
Со слов сотрудников технической поддержки портала государственных услуг, подписывать документы может исключительно руководитель, иные варианты невозможны, так как не предусмотрены технически. По нашему мнению, такая организация работы не только неудобна, но и ущемляет права патентных поверенных. Подписание всех документов только руководителем приводит к излишним затратам времени и дестабилизирует работу организации. Мы просили рассмотреть возможность равнозначного использования ресурса несколькими сотрудниками организации для полноценного использования портала и реализации льгот для заявителей при электронной подаче документов.
В итоге на наше обращение было получено формальное «спасибо» за внимание к сервису, но никакого ответа по существу не последовало. В настоящее время этот вопрос не решен, и если коллеги также испытывают неудобства по этому поводу, возможно, нам следует написать коллективное письмо, так как портал государственных услуг явно не учитывает особенности нашей деятельности.
Общение с технической поддержкой по телефону – это особое, ни с чем не сравнимое удовольствие! Процесс переключения с одного специалиста на другого занимает в среднем около часа, но все это общение с вежливыми людьми, которые не могут ответить по существу ни на один вопрос.
Последний раз мне предложили заполнить анкету, к которой надо было не просто приложить скриншот с ошибкой, что было бы понятным, но и указать множество излишней информации, в частности, аккредитованный центр, в котором получали ЭЦП, ОГРН компании, данные пользователя, у которого возникла проблема (ФИО, СНИЛС, дата рождения). Так я и не поняла, как мой возраст должен помочь в решении технической проблемы.
Возможно, мы не в полной мере освоили ресурс. В настоящее время у нас подано несколько договоров о распоряжении исключительным правом на товарные знаки. Направить договор или заявление о распоряжении исключительным правом можно только с одной ЭЦП, то есть это может быть только подписание документа ЭЦП патентного поверенного. Это означает действие по доверенности, но приложить копии доверенностей при подаче документов через портал государственных услуг мы не смогли, так как система загружает лишь один документ. Таким образом, приходится направлять часть документов в Роспатент в бумажном виде. В справочной службе Роспатента нам посоветовали подать документы в электронном виде, а затем дослать оригиналы. В отличие от подачи заявки на регистрацию товарного знака через автоматизированную систему Роспатента, где мы можем загружать все необходимые в процессе делопроизводства документы, получается не упрощение, а усложнение процедуры.
Недавно появилась возможность подачи документов по продлению срока действия товарного знака в электронном виде с помощью портала государственных услуг. Мы решили попробовать и подали не только заявление о продлении охраны нашего товарного знака, но и заявление о внесении в него изменений. Пришло уведомление о том, что заявление принято и передано в отдел регистрации средств индивидуализации. Через несколько дней в системе появился статус «Отказано в предоставлении услуги». Но никаких аргументов, тем более запросов/уведомлений, направлено не было. Зато появилось письмо с просьбой оценить качество услуги. Конечно, я оценила ее не лучшим образом, но никакой обратной связи не последовало.
Со связью вообще все непросто. Указать абонентский ящик, который мы арендуем в ФИПС, в качестве адреса для переписки невозможно, система указывает на ошибку. Нельзя даже указать номер офиса! Приходится указывать квартиру, так как по неведомым причинам система не понимает, что в адресе может фигурировать офис.
Пока можно сказать, что в использовании портала государственных услуг есть неудобства, связанные с указанием адреса для переписки и необходимостью подписи руководителя, а не патентного поверенного при направлении документов. Портал государственных услуг не учитывает специфику деятельности патентных поверенных. Не предусмотрена возможность направления дополнительных документов к ранее направленным. Обратная связь затруднена и формальна, и, судя по всему, переписка ведется в режиме «да» и «нет». То есть какие-то дополнительные материалы при рассмотрении документов не предусмотрены. Таким образом, пока портал государственных услуг не радует ничем, кроме поздравления с Новым годом и сокращения размера пошлин. Мне кажется, что надо писать свои замечания и общими усилиями доводить этот ресурс
до работоспособного состояния.
